Stok Takip Yazılımı

Stok takibi çoğu işletmede "elimde ne kadar var?" sorusuyla başlar. Oysa asıl parayı kaybettiren, bu sorunun cevabının yanlış olduğu anlardır. Sistemde 40 adet görünen ürün rafta 25 çıktığında bir sipariş yarım kalır; kimsenin hatırlamadığı 15 koli ise aylarca deponun köşesinde işletme sermayenizi bağlar. Bir stok takip programının tek işi vardır: elinizde gerçekte ne olduğunu ve onun nerede durduğunu her an doğru göstermek.

Bunu, her hareketi tek bir yere yazarak yapar. Mal girişi, sevkiyat, depolar arası transfer, iade, fire ve sayım düzeltmesi aynı bakiyeye anında işler. Kayıt barkod okutmayla oluştuğu için gün sonu Excel'ine ya da birinin hafızasına kalmaz; ürünü okuttuğunuz an stok azalır. "Anlık ve tek doğru rakam" dediğimiz şey tam olarak budur.

Netpus'ta bu hareket zinciri satış, satın alma ve muhasebeyle aynı veritabanında durur. Stok kopuk bir modül değildir: faturayı kestiğinizde stok düşer, malı teslim aldığınızda maliyet güncellenir, cari hesapla birlikte tek hamlede işlenir.

Küçük başlayan hemen her işletme stoğunu bir Excel dosyasında tutar ve bir süre gayet iyi işler. Sorun, dosya büyüdükçe değil, ekip büyüdükçe çıkar. İki kişi aynı anda giriş yaptığında bakiye tutmaz; bir formül yanlışlıkla kayar ve fark haftalar sonra anlaşılır; dosyanın "son_hali_v3" diye çoğalan kopyaları birbirini tutmaz.

Bu küçük hatalar tek tek görünmez, ama yıl sonunda toplanıp sayımda "stok farkı" olarak karşınıza çıkar. O fark aslında yıl boyu kaydedilmemiş hataların faturasıdır. Stok takip yazılımı hatayı oluştuğu anda yakaladığı için sayım bir sürpriz olmaktan çıkar, rutin bir doğrulamaya döner; deponuzu günlerce kapatmanız da gerekmez.

Piyasadaki çözümlerin çoğu "ürün gir, adet düş" işini yapar. Farkı yaratan, işletmeniz büyüdüğünde yazılımın hâlâ yanınızda olup olmadığıdır. Bir stok takip programını değerlendirirken şu başlıkların gerçekten karşılandığından emin olun:

Aynı ürünü yıl içinde farklı fiyatlardan alırsınız; sattığınızda hangi alış maliyetini düşeceğiniz doğrudan kârınızı belirler. Üç yaygın yöntem vardır ve doğrusu sektörünüze göre değişir.

FIFO'da (ilk giren ilk çıkar) en eski maliyet önce düşülür; stok değeriniz güncel fiyatlara yakın kalır ve çoğu ticaret işletmesi için standart tercihtir. FEFO (son kullanma tarihi önce gelen önce çıkar) gıda, ilaç ve kozmetikte esastır — burada mesele maliyet değil, malı raf ömrü dolmadan sevk etmektir. Ağırlıklı ortalama maliyet ise fiyatın sık dalgalandığı, parti ayrımının anlamsız kaldığı ürünlerde işi basitleştirir.

Netpus bu yöntemleri ürün grubu bazında ayrı uygulamanıza izin verir: gıda hattınız FEFO ile, hırdavat hattınız FIFO ile çalışabilir. Tek bir kalıp tüm stoğunuza dayatılmaz; her ürün kendi mantığıyla maliyetlenir.